Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle onderzoek- en behandelovereenkomsten, zowel mondeling als schriftelijk aangegaan tussen de behandelaren werkend bij Empathon B.V., en de cliënt.
Artikel 1- Aanmelden
De cliënt dient zich ten alle tijden zelf aan te melden, een verwijsbrief verstuurd van uw huisarts of specialist aan Empathon B.V. is dus niet voldoende! U kunt zich aanmelden via onze website www.empathon.nl. Of, indien operationeel via een module van Incura. Zodra wij uw aanmelding en verwijsbrief ontvangen hebben, wordt u op de wachtlijst geplaatst en zal u zodra u aan de beurt bent benaderd worden door een behandelaar voor het maken van een afspraak. De wachttijden per locatie kunt u lezen op onze website www.empathon.nl.
Artikel 2 – Identificatie
De cliënt dient zich op verzoek van de behandelaar te identificeren door middel van een geldig identiteitsbewijs bij het eerste gesprek.
Artikel 3 – Beroepscode
De behandelaren, werkend binnen Empathon B.V., handelen volgens de gedragsregels van de beroepsverenigingen.
Artikel 4 – Wijziging van adres- of contactgegevens en de Zorgverzekeraar
De cliënt dient er zorg voor te dragen dat de praktijk op de hoogte is van de correcte zorgverzekeraar bij wie de cliënt is aangesloten.
De cliënt dient er zorg voor te dragen dat diens correcte adres (waarop hij of zij woonachtig is, of zoals bekend bij de verzekeraar waarbij de cliënt is aangesloten) bij Empathon bekend is.
De cliënt dient er zorg voor te dragen dat het correcte e-mailadres en telefoonnummer bij Empathon bekend is, waarop hij of zij (tijdens kantooruren) bereikbaar is.
Bij verhuizing tijdens de behandeling of 14 dagen na afsluiten van de behandeling, en zo lang nog facturen aan cliënt onbetaald gebleven zijn, dient de cliënt wijzigingen in zijn of haar adres en contactgegevens binnen 14 dagen door te geven, schriftelijk of per email aan empathon@empathon.nl
Bij het niet tijdig doorgeven van de huidige NAW gegevens (Naam, Adres, Woonplaats) en de correcte zorgverzekeraar zijn de risico’s die hier uit voort kunnen vloeien voor rekening cliënt.
Artikel 5 – Polisvoorwaarden
De verantwoordelijkheid om te bepalen welke vergoedingen en voorwaarden de verzekerings- maatschappij conform polis van de cliënt hanteert, ligt bij de cliënt.
Artikel 6 – Verwijsbrief
Indien de cliënt aanspraak maakt op vanuit de zorgverzekering vergoede zorg, waarvoor de declaratie direct naar zijn of haar zorgverzekeraar gestuurd moet worden, dient hij of zij een verwijsbrief te overhandigen van de huisarts of specialist bij de aanmelding, waarin expliciet is vermeld dat cliënt verwezen wordt voor Generalistische Basis GGZ of Specialistische GGZ omdat er sprake is van het vermoeden van een (eventueel nader omschreven) psychische stoornis. Op de verwijzing dienen te zijn vermeld de naam en geboortedatum van de cliënt, en de naam en AGB code van de verwijzer. De verwijzing dient te zijn gedateerd op of voor de datum van de eerste afspraak en mag maximaal 9 maanden oud zijn. Indien geen verwijsbrief kan worden overlegd die aan deze voorwaarden voldoet,
wordt u hiervan op de hoogte gesteld en dient er een correcte verwijsbrief voor aanvang behandeling alsnog ingediend te worden. Verwijsbrieven via Zorgdomein krijgen wij rechtstreeks aangeleverd van uw verwijzer, informeer goed hoe uw verwijzing verstuurd zal worden en stel Empathon B.V., daarvan op de hoogte.
Artikel 7 – Audio of beeldopname
Gesprekken / sessies mogen niet zonder toestemming van beide partijen (de behandelaar en
u als cliënt) worden opgenomen of vastgelegd op welke manier dan ook. Als opname gewenst is
dan moeten beide partijen hiervoor akkoord geven.
Artikel 8 – Behandeleffectmeting
Cliënt zal desgevraagd meewerken aan routinematig onderzoek ter bepaling van het behandeleffect, middels het invullen van korte (elektronische) vragenlijsten bij aanvang en bij afronding van de behandeling. Indien niet gewenst kunt u dit bij uw eerste afspraak kenbaar maken aan uw behandelaar.
Artikel 9 – Verhindering
Indien de cliënt verhinderd is, te verschijnen op een afspraak met de behandelaar, dan dient deze verhindering uiterlijk twee volledige werkdagen (48 uren) tevoren te zijn doorgeven aan uw behandelaar, op de door uw behandelaar doorgegeven nummers en of adressen: via Whatsapp of via e-mail ( dus niet telefonisch). Bij te late afmelding en bij niet verschijnen zonder afmelding wordt de geplande behandeling in rekening gebracht aan cliënt, ongeacht de reden a € 100,00 euro per 60 ingeplande minuten.
Indien u te laat op de afspraak verschijnt, gaat deze tijd van de gereserveerde tijd af.
Artikel 10 – Langere afwezigheid van uw toegewezen Behandelaar
Mocht uw behandelaar onverhoopt voor langere tijd afwezig zijn, dan neemt een van de andere collega’s de behandeling (tijdelijk) over. Empathon B.V. zal hiervoor zijn uiterste best doen de continuïteit van de sessies te waarborgen. Het kan dan echter even duren voordat u bij een vervanger terecht kunt. Wij rekenen hiervoor op uw begrip en medewerking.
Artikel 11 – Eigen risico
Op grond van de zorgverzekeringswet worden jaarlijks de bedragen voor het eigen risico
bekend gemaakt door uw zorgverzekeraar. De gemaakte zorg-/behandelkosten worden door
uw zorgverzekeraar verrekend met het openstaande saldo van uw eigen risico van het jaar waarin de
behandeling is gestart. Wanneer de behandeling in het daarop volgende jaar wordt
voortgezet, dan wordt opnieuw het eigen risico in rekening gebracht.
Indien u geen verwijsbrief heeft of wilt, worden de behandelingen niet uit uw basisverzekering vergoed.
U kunt er in dat geval voor kiezen om het traject voor eigen rekening te volgen. U betaalt dan de tarieven zoals bepaald door De Nederlandse Zorgautoriteit( NZa) per behandelsessie gebaseerd op minuten en functie behandelaar. De tarieven worden u voor de behandeling bekend gemaakt.
Artikel 12– Declaraties en de betalingstermijn
Geleverde diensten worden gedeclareerd aan de cliënt, tenzij sprake is van verzekerde zorg die vergoed wordt door de zorgverzekering van de cliënt. Verzekerde zorg wordt rechtstreeks gedeclareerd bij de zorgverzekering van de cliënt, mits de zorgverzekeraar hiervoor een contract heeft afgesloten met Empathon B.V. Wanneer er geen sprake is van gecontracteerde zorg (VGZ en Menzis *) ontvangt de cliënt een factuur voor de declaraties via Infomedics ( voorheen FA-Med).
Indien de cliënt het verschuldigde bedrag niet binnen de betalingstermijn heeft voldaan, is de cliënt in verzuim. Infomedics stuurt u dan een betalingsherinnering en zal overgaan tot het overdragen aan een incassobureau, indien niet aan de betalingsverplichtingen voldaan wordt. Empathon B.V. behoudt zich het recht voor om de behandeling op te schorten tot aan de betalingsverplichting is voldaan.
*zie voor meer info over ongecontracteerde zorg VGZ en Menzis onze website www.empathon.nl
Voor de subcontractors van VGZ en Menzis zie https://www.zorgwijzer.nl/faq/welke-zorgverzekeraars-zijn-er
Artikel 13 – Betalingsachterstand en de betalingsregeling
Bij betalingsachterstand is de behandelaar gerechtigd om de behandeling op te schorten, totdat de cliënt aan zijn of haar betalingsverplichtingen heeft voldaan.
Artikel 14 – Afsluiting van het behandeltraject
Een behandeltraject wordt in beginsel afgesloten in onderling overleg tussen behandelaar en cliënt. Indien tussen de cliënt en de behandelaar geen toekomstige afspraken meer gepland zijn en de cliënt langer dan 4 weken niet heeft gereageerd op een verzoek van de behandelaar (via telefoon, e-mail dan wel schriftelijk) om contact op te nemen, is de behandelaar gerechtigd om zonder nader overleg het behandeltraject af te sluiten. Als na afsluiten van het behandeltraject de cliënt weer een beroep doet op de diensten van Empathon B.V., dan is hiervoor een nieuwe verwijsbrief nodig, die voldoet aan de voorwaarden, zoals gesteld in artikel 6. De cliënt komt dan opnieuw op de wachtlijst.
Artikel 15 – Wettelijke Aansprakelijkheid
De wettelijke aansprakelijkheid van Empathon B.V. is beperkt tot de factuurwaarde van de geleverde diensten. Aansprakelijkheid voor indirecte schade en/of gevolgschade is ten allen tijde uitgesloten.
Artikel 16- Crisis
Empathon B.V. heeft geen crisisdienst. In geval van een crisissituatie kunt u eventueel contact op nemen met uw behandelaar op zijn/haar werkdagen tussen 09.00 en 16.00 uur, bij geen gehoor gelieve contact met uw huisarts op te nemen of met de crisisdienst van Antes ( Antes is ook buiten kantoortijden te bereiken) Antes 088-3581500
Artikel 17 – Klachten en Geschillen regeling
Natuurlijk hopen we dat u tevreden bent over onze behandelaren, onze administratie en de zorg die u geboden krijgt. We nodigen u van harte uit om uw eventuele onvrede, of zaken die niet goed lopen volgens u, te bespreken met de behandelaren, met de regiebehandelaar of met een van onze administratieleden. Houdt u het gevoel toch niet begrepen of gehoord te worden, dan kunt u zich richten tot onze klachtencommissie: het Klachtenportaal Zorg.
( zie voor verdere informatie onze website www.empathon.nl)
Het Klachtenportaal Zorg is een externe klachtencommissie die uw klacht zal behandelen. Zij zal u, indien nodig, verzoeken toestemming te geven voor het opvragen van uw medische gegevens bij Empathon. Wanneer zij over voldoende informatie beschikt gaat de klachtencommissie zich beraden over de gegrondheid van uw klacht. U en de betrokken organisatie (Empathon BV in ons geval) ontvangen binnen een vastgestelde termijn het oordeel van de klachtencommissie, al dan niet vergezeld met een advies aan de zorgorganisatie. Het Klachtenportaal Zorg informeert de klager en de beklaagde over de maatregelen. Tenslotte zal de externe klachtencommissie ook nagaan of de klacht naar tevredenheid is opgelost.
Artikel 18 – Rechtskeuze
Op alle overeenkomsten met Empathon B.V. is het Nederlands recht van toepassing.